先進的ハイブリッド文書管理システム
- 情報の生成・加工・利用・維持・処置（廃棄等）なども個人に帰属しているオフィスも少なくない。
- レコードマネジメントの初期においては、記録主義と前例参照であった。
- そして、情報共有とコスト効果になり、その反動として個人情報保護と情報セキュリティなどという観点も必要になった。
- そして、事業継続（ＢＣＰ）という観点。
- この全てが、実はレコードマネジメントに集約されている。
- 目的を持って作成された文書が完了するなら、資産としてリテンションスケジュールが開始されなければならない。さもなければ数年もすれば完了文書が氾濫しだしてしまう。
- 再利用すべき文書や、保管が義務づけられている文書、契約上取り扱いに注意しなければならない文書、いざというときに証拠として提示しなければならない文書、災害や火災などの被害を受けたときの事業継続に不可欠な文書などを適正に識別できるような管理が不可欠である。
- 属人的管理は、ある面、非常に“楽”であるといえる。
- 「あれ、出して」といえば、その係りの人が即座に出してくれるから。
- しかし、属人的管理は、ファイルやフォルダの名前の付け方や構成の仕方も“俗人”的にならざるを得ないし、また、属人的管理では廃棄ルールも明確でなくなる。
- 人材の流動化という側面も考慮しなければならない。
- つまり、あらゆる観点から考えてみても属人的管理には合理的理由が見当たらない。
- オフィス内にある文書で、紙媒体だけとか、電子媒体だけと言うようなことは、きっとない。
- 文書管理システムというと、その全てをスキャニングして電子化した文書を管理するような仕組みも散見されるが、現実には電子文書も非電子文書もエレメントとして同一の視点で管理できなければ意味をなさない。特に原本が重要な意味を持つ文書も少なくない。
- 文書には「定期発生型」「案件型」「参照資料型」「蓄積更新型」の４つの発生形態がある。
- 「定期発生型（T）」とは、定期的に発生する文書を収納する。
- 「案件型（P）」では、個別案件ごとに発生する文書を収納する。
- 「参照資料型（R）」は、参照や共有を目的として文書を収納する。
- 「蓄積更新型（M）」は、社内規定やマニュアルなどが主たる対象となる。
- まず、文書が完了したらこの発生形態のいずれかにドロップダウンすることで、どこのフォルダに収納するか、サブフォルダを作成するか などを決めるだけで発生形態毎に分類が出来る。
- 発生形態による分類を「シリーズ」と「サブ・シリーズ」という概念として整理する。
- サブ・シリーズは年度更新設定ができ、会計年度が代わった時点で新年度用に空のフォルダが自動的に生成される。
- ファイルに挟む紙媒体の文書は、必要に応じて（全て登録する必要は無い）登録をする。例えば、伝票のような種類の文書は、個々に登録するよりバインダとして一括登録するほうが現実的。
- 企業には様々なセクションや階級があるが、その全てを倣う必要もない。セクションの階層は「部」「課」「係」、階級も「部長」「課長」「係長」というイメージで把握する。
- 重要なのは現実の組織構造を追随していることではなく、組織変更や人事異動に柔軟な対応ができるかだ。
- これが柔軟に対応できるなら移動に伴う引継ぎなどもかなり軽減出来る。
- 文書には電子化された文書と紙媒体などの文書が混在しているのが普通
- 文書には発生によって4つの類型がある
- 文書には保管－保存―廃棄といったスケジュールを持たせなければならない
- 文書には管理観点からの分類と、それぞれの分類に応じた対応が必要
- 「先進性」とは、時代の状況に合わせるのではなく、変転する時代の状況にも対応し、原理原則のレコードマネジメントからいささかも、ぶれないこと。
- こうした一連の仕組みを文書管理システムと呼び、そのシステムの固有名詞を「 IOS 」と呼ぶ。
InDesignデータベース組...
